ادارة المشاريع | كيف تخطط لمشروعك ؟ | كيف تعمل خطة للمشروع ؟ 2021

مقدمة :

الرحلة مستمرة .....

كما هي الحال مع وصف المشروع ، يعد تخطيط المشروع جانبا أساسيا من أجل نجاح المشروع . في وصف المشروع ، توصلنا 

إلى إتفاق حول ما سنفعله ، والأشخاص المشاركين . 

أما في تخطيط المشروع ،فإننا نركز على طريقة إنجاز العمل ، وهذا يتضمن كلاً من طريقة تحقيق النتائج وطريقة إدارة المشروع ،

لذلك تتضمن إدارة المشروع الجوانب التقليدية من المهام والموارد والمخطط الزمني والتكاليف الخاصة بالعمل . 

كما تهيئ الظروف من أجل إدارة تغييرات المشروع ، وإتصالات المشروع ، وجودة المشروع ، ومخاطر المشروع ، وأنشطة 

الشراء في المشروع ، وفريق المشروع .

وتؤثر كل من هذه العوامل بشكل مباشر على توقعات أصحاب المصلحة وقدرتنا على مراقبة المشروع وتنفيذه بنجاح .

المبادئ الأساسية في تخطيط المشروع : 

بالرغم من أن معظم الأشخاص المتفاهمين سيقرون بوجود قيمة بدرجة معقولة في التخطيط ، يكون العديد من هؤلاء الأشخاص أقل

التزاما عاطفيا عند التطبيق . وما السبب وراء هذا ؟ 

بشكل عام ، لأن تخطيط المشروع الذي شاركوا فيه إنتهك واحدا أو أكثر من هذه المبادئ الأساسية التالية في تخطيط المشروع . 

* نقاط متعددة مطلوبة /

تخطيط المشروع ليس نشاطا ينفذ من المرة الأولى في بداية المشروع . بالنسبة للمبتدئين ، يستغرق الأمر عدة محاولات من أجل 

وضع خطة شاملة تحتوي على عدد هائل من المدخلات التي يجب إضافتها .

وعدد أصحاب المصلحة الذين يجب أن يوافقوا على الخطة . بالإضافة إلى ذلك ، مع بدء المشروع نتعلم المزيد . ويلزم إدخال تعديلات 

على الخطة ، وتستبدل التفاصيل مع إستمرار المشروع في التقدم .

* إدارة المشروع الإستباقية / 

التخطيط الفعال يسمح بإستخدام منهج إدارة مشروع إستباقية ، قبل البدء في تنفيذ المشروع ، ونطرح الأسئلة ونحدد المناهج التي 

سنتبعها من أجل إدارة المشروع وتوقعات أصحاب المصلحة الخاصة باتصالات المشروع وأصحاب المصلحة والمسئوليات 

وإدارة الجودة والمخاطر والإستجابات لتنوعات الأداء المحددة وإدارة المشتريات وإدارة فريق المشروع . 

أسئلة مهمة يجب أن يجيب عنها تخطيط المشروع :

أنظر الى تخطيط المشروع على أنه عملية طرح للأسئلة والعمل مع فريق من أجل الحصول على إجابات ، ورغم هذا تجيب عملية

وصف المشروع عن بعض الأسئلة الجوهرية الأساسية حتى نبدأ ومن بينها ما يلي : 

1 - لماذا نقوم بهذا المشروع ؟

2 - ما الذي يفترض أن يحققه المشروع ؟

3 - من أصحاب المصلحة الأساسيون ؟ الرعاة ؟ العملاء ؟

4 - كيف سيتم تحقيق النتنائج ؟ 

وعندما تنوصل إلى هذه الإجابات ، نقوم بإضافتها في خطة المشروع . ونستطيع عندها مراجعة خطة المشروع .

إعداد خطة المشروع : 

الخطوة الأولى في إعداد خطة المشروع هي إعتماد جميع العناصر الموجودة في مستند وصف المشروع ، ووفقا للمدة الواقعة 

بين قبول وصف المشروع وبداية التخطيط التفصيلي ، قد تحتاج إلى التأكد من عدم إجراء أية تغييرات في الغرض والأهداف

ومعايير النجاح ونطاق المشروع .

خطوات إعداد خطة المشروع :

* الخطوة الأولى التحقق من وصف المشروع /

يجب أن يشير هذا الجزء إلى مستند وصف المشروع ويتضمن جميع العناصر اللازمة لوصف المشروع ، والمهمة الأساسية

هنا تكمن في إعادة التحقق من دراسة الجدوى الخاصة بالمشروع . 

وهذا مهم بشكل خاص في حالة وجود تأخير زمني بين وصف المشروع وتخطيط المشروع التفصيلي . 

* الخطوة الثانية تحديد ما يلزم فعله /

يجب أن يوفر هذا الجزء جميع التفاصيل الإضافية المتعلقة بمنهج المشروع ( كيف سيتم القيام بهذا ) ، والنتائج المستهدفة التي ستحقق ،

وجميع الأعمال اللازمة من أجل إتمام المشروع .

* الخطوة الثالثة تحديد معايير القبول /

يمكن أن تمثل هذه المعلومة جزءاً من مكونات أخرى مثل قائمة النتائج المستهدفة ، أو هيكل تقسيم العمل ، أو منهج المشروع ، أو خطة

إدارة الجودة ، وقد لا تكون جزءاً قائما بذاته . 

ومع ذلك من أجل التأكد من تحديد جميع الأعمال اللازمة ، وتحسين تقديرات جودة العمل ، من الأفضل توثيق في نقطة ما في خطة 

المشروع .

معايير القبول الخاصة بكل واحدة من النتائج المستهدفة وكل مرحلة في المشروع . 

* الخطوة الرابعة تحديد الموارد اللازمة /

بناءً على المهام والأنشطة التي يلزم القيام بها ، حدد نوع وعدد الموارد اللازمة . تتضمن الموارد العاملين ( الوظائف ) والمنشآت 

والأدوات وينبغي أن تحدد هذه الموارد اللازمة بعد وضع هيكل تقسيم العمل مع أعضاء الفريق القائمين بالعمل . 

للمساعدة على الحصول على هذه الموارد وإدارتها ، يجب توثيق جميع الموارد اللازمة ( خطة إدارة الموارد ) وفيما يخص الموارد

من العاملين ، وثق وصف الوظيفة ، والمهارات المطلوبة ، ومستويات المهارات والخبرات .

* الخطوة الخامسة الحصول على الموارد /

بعد توثيق الموارد اللازمة ، تستطيع البدء الآن في عملية الحصول على هذه الموارد ، والأسئلة الأساسية التي تحتاج إلى الإجابة

عنها هي : 

1 - هل سيمكنني الحصول على جميع أنواع الموارد اللزمة ؟ 

2 - هل سيكون المورد متاحاً عند الحاجة ؟

3 - كيف سيؤثر هذا في تقديرات التكلفة والميزانية ؟ 

* الخطوة السادسة تنظيم المشروع /

يتضمن جميع الأشخاص ووحدات العمل ، والتنظيمات المشاركة في المشروع ، والأدوار المتوقع أن يقوم بها كل منهم ، وإشارات 

إلى طريقة تعاملهم مع بعضهم . 

* الخطوة السابعة إدارة الفريق /

بالرغم من أخذ خطوات أساسية لوضع حجر الأساس اللازم لبناء فريق مشروع فعال من خلال مشاركتهم في عملية التخطيط 

ووضع وصف واضح للأدوار ، ووضع مخطط زمني واضح بالمهام ، توجد خطوات إضافية لا بد من أخذها بعين الإعتبار 

تتضمن متطلبات التدريب وتقييم الأداء .

أمور أساسية لأداء أفضل لفريق العمل بالمشروع . 

" شكرا على وقتك الثمين في قراءة هذا المقال "